Face au développement du recours à la géolocalisation en entreprise, la Commission nationale de l’informatique et des libertés a publié, en juin dernier, une nouvelle délibération portant norme simplifiée. (1) Ce texte vise à préciser l’encadrement juridique de la mise en œuvre des dispositifs de géolocalisation sur les véhicules utilisés par les salariés. Il remplace une norme de 2006 qui, compte tenu de l’évolution des technologies et des usages, était devenue en partie inadaptée. (2) Nous faisons ci-après un bref rappel des règles applicables en la matière.
1. Les conditions d’installation à respecter par l’employeur
Le caractère particulièrement intrusif de la géolocalisation dans le cadre du travail a conduit la Cnil à définir plus en détail les conditions de recours à ce dispositif.
- Les cas de recours autorisés à un dispositif de géolocalisation
L’utilisation d’un système de géolocalisation par GPS des véhicules mis à disposition des salariés est strictement limitée aux finalités suivantes :
(i) respecter une réglementation imposant l’installation d’un tel dispositif en raison du type de transport ou de la nature des biens transportés ;
(ii) besoins du suivi et de la facturation d’une prestation de transport de personnes ou de marchandises, ou d’une prestation de services liée à l’utilisation d’un véhicule et la justification d’une prestation auprès d’un client ou d’un donneur d’ordre ;
(iii) garantir la sûreté ou la sécurité des employés et/ou des marchandises transportées ;
(iv) améliorer l’allocation des moyens pour des prestations à accomplir dans des lieux éloignés (pour des interventions d’urgence par exemple) ;
(v) s’assurer du respect, par les salariés, des règles d’utilisation du véhicule prédéterminée par l’employeur.
Il est enfin précisé, à titre de finalité accessoire du traitement, que le dispositif peut être utilisé pour le suivi du temps de travail des salariés, sous réserve que ce suivi ne puisse être réalisé par un autre moyen, et uniquement pendant le temps de travail.
- Les informations pouvant être collectées et traitées
(i) respecter une réglementation imposant l’installation d’un tel dispositif en raison du type de transport ou de la nature des biens transportés ;
(ii) besoins du suivi et de la facturation d’une prestation de transport de personnes ou de marchandises, ou d’une prestation de services liée à l’utilisation d’un véhicule et la justification d’une prestation auprès d’un client ou d’un donneur d’ordre ;
(iii) garantir la sûreté ou la sécurité des employés et/ou des marchandises transportées ;
(iv) améliorer l’allocation des moyens pour des prestations à accomplir dans des lieux éloignés (pour des interventions d’urgence par exemple) ;
(v) s’assurer du respect, par les salariés, des règles d’utilisation du véhicule prédéterminée par l’employeur.
Il est enfin précisé, à titre de finalité accessoire du traitement, que le dispositif peut être utilisé pour le suivi du temps de travail des salariés, sous réserve que ce suivi ne puisse être réalisé par un autre moyen, et uniquement pendant le temps de travail.
- Les informations pouvant être collectées et traitées
Seules les données limitativement énumérées par la Commission peuvent faire l’objet d’un traitement, à savoir : les informations d’identification des salariés (nom, prénom, numéro de plaque d’immatriculation, etc.), aux déplacements des salariés (historique des déplacements effectués, etc.), à l’utilisation du véhicule (vitesse de circulation, nombre de kilomètre, temps de conduite, etc.), ainsi que les dates et heures d’activation / désactivation du dispositif.
- Les points spécifiques à retenir
En toute hypothèse, la mise en œuvre d’un dispositif de géolocalisation ne peut induire la collecte et le traitement des données de localisation en dehors du temps de travail du conducteur, en particulier lors des trajets entre le domicile et le lieu de travail ou encore pendant les temps de pause. De même, le traitement de la vitesse maximale n’est pas autorisé, sauf disposition légale contraire ; seul celui de la vitesse moyenne est envisageable.
Par ailleurs, il ressort de la délibération Cnil que le salarié doit pouvoir désactiver le système GPS, l’employeur pouvant demander des explications en cas de désactivations répétées ou d’une durée excessive. Enfin, les salariés investis d’un mandat électif ou syndical ne doivent en aucun cas faire l’objet d’une opération de géolocalisation lorsqu’ils se déplacent dans le cadre de l’exercice de leur mandat.
2. Les obligations inhérentes à la mise en oeuvre d’un dispositif de géolocalisation
L’installation d’un système de géolocalisation implique pour l’employeur le respect de plusieurs obligations légales.
- Les formalités préalables auprès de la Cnil
Par ailleurs, il ressort de la délibération Cnil que le salarié doit pouvoir désactiver le système GPS, l’employeur pouvant demander des explications en cas de désactivations répétées ou d’une durée excessive. Enfin, les salariés investis d’un mandat électif ou syndical ne doivent en aucun cas faire l’objet d’une opération de géolocalisation lorsqu’ils se déplacent dans le cadre de l’exercice de leur mandat.
2. Les obligations inhérentes à la mise en oeuvre d’un dispositif de géolocalisation
L’installation d’un système de géolocalisation implique pour l’employeur le respect de plusieurs obligations légales.
- Les formalités préalables auprès de la Cnil
Un dispositif de géolocalisation installé dans les véhicules mis à disposition des salariés doit faire l’objet d’une déclaration à la Cnil préalablement à sa mise en oeuvre, au moyen d’une déclaration simplifiée de conformité.
Les entreprises ayant déjà effectué une déclaration simplifiée en référence à la norme de 2006 ont jusqu’au 17 juin 2016 pour se mettre en conformité avec les nouvelles conditions posées par la Cnil. Seuls peuvent bénéficier de cette procédure les traitements de géolocalisation des véhicules répondant exactement aux conditions définies par la Cnil. Si l’un des critères n’est pas rempli, d’autres formalités préalables seront requises.
- La consultation et l’information des représentants du personnel et des salariés
Les entreprises ayant déjà effectué une déclaration simplifiée en référence à la norme de 2006 ont jusqu’au 17 juin 2016 pour se mettre en conformité avec les nouvelles conditions posées par la Cnil. Seuls peuvent bénéficier de cette procédure les traitements de géolocalisation des véhicules répondant exactement aux conditions définies par la Cnil. Si l’un des critères n’est pas rempli, d’autres formalités préalables seront requises.
- La consultation et l’information des représentants du personnel et des salariés
La mise en œuvre d’un dispositif de géolocalisation sur les véhicules utilisés par les employés implique l’information et la consultation préalable des représentants du personnel.
Par ailleurs, le salarié concerné doit également être informé, individuellement et préalablement à la mise en œuvre du traitement. Les mentions devant être portées à sa connaissance sont notamment les finalités poursuivies, les données traitées, la durée de conservation, etc. (3)
- Les obligations relatives au traitement des données
Par ailleurs, le salarié concerné doit également être informé, individuellement et préalablement à la mise en œuvre du traitement. Les mentions devant être portées à sa connaissance sont notamment les finalités poursuivies, les données traitées, la durée de conservation, etc. (3)
- Les obligations relatives au traitement des données
Comme pour tout traitement de données personnelles, le responsable de traitement doit respecter des obligations quant à la durée de conservation des données et à leur sécurité mais également concernant l’information et les droits des salariés concernés (droit d’accès, de rectification, d’opposition, etc.).
Les données de localisation doivent ainsi être conservées uniquement pour une durée dite « pertinente » au regard de l’objectif du traitement. Une durée de deux mois est considérée adéquate par la Cnil.
Toutefois, la délibération Cnil mentionne plusieurs cas dans lesquels la durée de conservation peut aller au-delà de deux mois, notamment si la conservation de l’historique des déplacements a pour but l’optimisation des tournées.
Quant à la sécurité des données, l’employeur est tenu de prendre toutes les précautions nécessaires (mise en place de mesures à la fois physique et technique). A ce titre, la Cnil recommande notamment la réalisation d’une étude des risques, la mise en place d’un mécanisme de gestion des habilitations régulièrement mis à jour, le chiffrement des données, etc.
A défaut, pour l’employeur de respecter la réglementation précitée, le dispositif de géolocalisation mis en oeuvre au sein de l’entreprise sera jugé illégal et ne pourrait être opposé aux salariés, notamment à des fins disciplinaires ou pour justifier un licenciement. En outre, le manquement aux obligations légales est puni de sévères sanctions financières et pénales. Dans ce contexte, il est recommandé aux entreprises de s’assurer, au moyen d’un audit par exemple, de la conformité de leur dispositif de géolocalisation à ces nouvelles règles et à défaut, de prendre toutes mesures nécessaires de mise en conformité.
* * * * * * * * * * *
(1) Délibération n°2015-165 du 4 juin 2015 portant adoption d’une norme simplifiée concernant les traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre par les organismes publics ou privés destinés à géolocaliser les véhicules utilisés par leurs employés (norme simplifiée n°51). Cette délibération vient remplacer la précédente recommandation CNIL sur le même sujet en date du 16 mai 2015.
(2) A noter que cette délibération ne concerne pas les dispositifs de contrôle des transports routiers (chronotachygraphes), dispensés de déclaration à la Cnil - voir délibération Cnil n°2014-235 du 27 mai 2014.
(3) Voir notamment les articles L.1121-1, L.1222-3, L.1222-4 et L.2323-32 du Code du travail.
Betty SFEZ
Les données de localisation doivent ainsi être conservées uniquement pour une durée dite « pertinente » au regard de l’objectif du traitement. Une durée de deux mois est considérée adéquate par la Cnil.
Toutefois, la délibération Cnil mentionne plusieurs cas dans lesquels la durée de conservation peut aller au-delà de deux mois, notamment si la conservation de l’historique des déplacements a pour but l’optimisation des tournées.
Quant à la sécurité des données, l’employeur est tenu de prendre toutes les précautions nécessaires (mise en place de mesures à la fois physique et technique). A ce titre, la Cnil recommande notamment la réalisation d’une étude des risques, la mise en place d’un mécanisme de gestion des habilitations régulièrement mis à jour, le chiffrement des données, etc.
A défaut, pour l’employeur de respecter la réglementation précitée, le dispositif de géolocalisation mis en oeuvre au sein de l’entreprise sera jugé illégal et ne pourrait être opposé aux salariés, notamment à des fins disciplinaires ou pour justifier un licenciement. En outre, le manquement aux obligations légales est puni de sévères sanctions financières et pénales. Dans ce contexte, il est recommandé aux entreprises de s’assurer, au moyen d’un audit par exemple, de la conformité de leur dispositif de géolocalisation à ces nouvelles règles et à défaut, de prendre toutes mesures nécessaires de mise en conformité.
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(1) Délibération n°2015-165 du 4 juin 2015 portant adoption d’une norme simplifiée concernant les traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre par les organismes publics ou privés destinés à géolocaliser les véhicules utilisés par leurs employés (norme simplifiée n°51). Cette délibération vient remplacer la précédente recommandation CNIL sur le même sujet en date du 16 mai 2015.
(2) A noter que cette délibération ne concerne pas les dispositifs de contrôle des transports routiers (chronotachygraphes), dispensés de déclaration à la Cnil - voir délibération Cnil n°2014-235 du 27 mai 2014.
(3) Voir notamment les articles L.1121-1, L.1222-3, L.1222-4 et L.2323-32 du Code du travail.
Betty SFEZ
Avocat
Deleporte Wentz Avocat
www.dwavocat.com
Septembre 2015
Septembre 2015
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